Politique de confidentialité

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1. Table des matières

La présente Politique de confidentialité contient les sections suivantes :

2. Vue d’ensemble

Le Groupe IPH

IPH Limited (ABN 49 169 015 838) est la société mère d’un certain nombre de cabinets internationaux de services professionnels en matière de propriété intellectuelle (« PI ») opérant sous différentes marques (chacun, un « Cabinet de IPH ») et de certaines activités adjacentes. Certains cabinets d’IPH offrent également leurs services dans certains pays en collaboration et avec l’assistance de cabinets professionnels alliés avec lesquels ils ont conclu des accords contractuels exclusifs (chacun, un « Cabinet allié »).

IPH Limited (« IPH ») et les personnes morales qui lui sont liées (au sens de ces termes tels que définis dans la Corporations Act 2001 (Cth)) sont collectivement désignées sous le nom de membres du « Groupe IPH ». Les entités du Groupe IPH auxquelles la présente Politique de confidentialité (la « Politique ») s’applique sont IPH Limited, IPH Services Pty Limited (ABN 34 169 976 032), IPH Shared Services Philippines Inc. (Company Reg. No. 2025030192006-58) et IPH Canadian Services Limited (BC Incorporation No. 1483785).

La présente Politique s’applique aux personnes qui interagissent avec IPH et tous les membres du Groupe IPH (collectivement « nous », « nos »), que ce soit en tant qu’employé, consultant, prestataire de services, visiteur du site Web, abonné à notre bulletin de nouvelles, ou participant à nos conférences, événements ou webinaires. Elle ne s’applique pas aux cabinets d’IPH ni aux cabinets alliés, chacun d’entre eux disposant de sa propre politique de confidentialité.

La présente Politique explique comment nous collectons, utilisons, gérons et divulguons vos renseignements personnels, et comment vous pouvez nous contacter si vous avez des questions au sujet de la gestion de vos renseignements personnels.

La présente Politique s’applique à tous les renseignements personnels qui nous sont soumis ou que nous collectons. En nous soumettant une candidature, en visitant notre site web, en vous abonnant à notre bulletin d’information, en assistant à nos événements ou en nous soumettant des renseignements personnels, vous acceptez les conditions de la présente Politique et consentez à ce que nous puissions utiliser, collecter, divulguer et conserver vos renseignements personnels de la manière décrite dans la présente Politique. Si vous n’acceptez pas les dispositions de la présente Politique, vous ne devez pas nous divulguer de renseignements personnels.

Nous nous réservons le droit de modifier la présente Politique à tout moment, c’est pourquoi nous vous invitons à la consulter régulièrement. Les modifications apportées à la présente Politique seront publiées sur notre site Web sous la forme d’une mise à jour de la Politique de confidentialité et prendront effet dès leur publication. La publication d’une nouvelle version ou d’une version révisée de la Politique sur notre site Web sera considérée comme un avis suffisant à votre intention. En continuant à utiliser notre site Web ou en nous fournissant des instructions ou des informations, vous consentez à toute modification de la présente Politique.

Respect des obligations légales

Nous respectons la vie privée de toutes les personnes qui nous fournissent des renseignements personnels. Nous opérons dans plusieurs juridictions, dont l’Australie, la Nouvelle-Zélande, le Canada, Singapour, la Malaisie, l’Indonésie, la Thaïlande, Hong Kong, la Chine et les Philippines (les « juridictions opérationnelles »). Les membres du Groupe IPH opérant dans ces juridictions sont liés par les législations respectives en matière de protection de la vie privée et des renseignements personnels dans ces juridictions. Pour ces membres du Groupe IPH, si une exigence de la législation applicable dans le pays concerné est incompatible avec la présente Politique, cette exigence législative prévaudra.

Toute entité du Groupe IPH opérant dans un pays est tenue de se conformer à la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels dans ce pays. Par exemple, en Australie, cela inclut la loi australienne sur la protection de la vie privée de 1988, soit la Privacy Act 1988 (Cth) et les principes australiens de protection de la vie privée (Australian Privacy Principles) énoncés dans cette loi ; en Nouvelle-Zélande, cela inclut la loi néo-zélandaise sur la protection de la vie privée de 2020, soit la Privacy Act 2020 (NZ) et les principes de protection des renseignements personnels énoncés dans cette loi ; et au Canada, cela inclut la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et toutes les lois provinciales applicables en matière de protection des renseignements personnels. Plusieurs références à ces lois figurent dans la présente Politique.

Dans la mesure où des données à caractère personnel de l’UE (définies dans l’Annexe 1) sont collectées, reçues, gérées ou traitées par nous, nous nous conformerons au Règlement général sur la protection des données 2016/279 de l’Union européenne conformément à l’Annexe 1 de la présente Politique. Si cela s’applique à vous, il est important que vous lisiez l’Annexe 1 pour vous assurer que vous êtes au courant de la façon dont nous nous conformerons à nos obligations et que vous examiniez les exigences importantes en matière de consentement qui sont incluses dans l’Annexe.

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3. Quels renseignements personnels collectons-nous et détenons-nous ?

Les « renseignements personnels » désignent tout renseignement ou opinion, qu’il soit vrai ou non, et qu’il soit consigné sous une forme matérielle ou non, concernant une personne physique, ou concernant une personne physique raisonnablement identifiable.

Au cours de notre relation avec vous, de votre emploi ou de toute autre interaction avec nous, nous sommes susceptibles de collecter un large éventail de renseignements personnels vous concernant. Le type de renseignements personnels que nous pouvons collecter dépendra de la nature de notre relation avec vous et des circonstances de la collecte. Nous nous efforçons de limiter la collecte de renseignements personnels à ce qui est strictement nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles ils sont collectés, telles qu’identifiées dans la présente Politique. De manière générale, les renseignements personnels que nous collectons à votre sujet peuvent inclure (sans s’y limiter) :

vos prénom et nom de famille ;
votre date et lieu de naissance ;
votre numéro de téléphone, votre adresse résidentielle et votre adresse courriel ;
les coordonnées bancaires et les informations relatives aux cartes de crédit / débit ;
tout renseignement ou commentaire fourni par vous ;
tout fait ou opinion lié à une enquête concernant vos renseignements personnels que nous menons en votre nom ; et
des informations sur votre utilisation de notre site web par l’intermédiaire de cookies.

Renseignements sensibles

Nous ne collectons généralement pas de « renseignements sensibles » (tels que des informations sur l’origine ethnique, les opinions religieuses ou politiques, les informations relatives à la santé, les numéros de dossier fiscal, etc.) en ce qui concerne les utilisateurs de notre site web, les fournisseurs et les partenaires commerciaux.

Nous ne recueillons les renseignements sensibles raisonnablement nécessaires à une ou plusieurs des fins spécifiées à la section 5 de la présente Politique que si :

nous avons le consentement des personnes concernées par les renseignements sensibles ; ou
la collecte est nécessaire pour atténuer ou prévenir une menace grave pour la vie, la santé ou la sécurité ; ou
les renseignements sont requis pour une autre raison juridique prévue par la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels ou toute autre législation.

Nous pouvons également collecter des curriculum vitae, des références de tiers, des coordonnées bancaires, des informations relatives aux pensions de retraite, des numéros de dossier fiscal, certaines informations relatives à la santé, les coordonnées d’urgence et d’autres dossiers d’employés ou de sous-traitants.

Nous pouvons également effectuer des vérifications d’antécédents judiciaires et autres sur les personnes qui postulent un emploi chez nous, commencent un emploi ou ont un contrat de prestation avec nous. Les résultats de ces vérifications sont conservés dans nos dossiers d’employés ou de sous-traitants pendant la durée de l’emploi, de l’engagement ou du service, et peuvent être conservés après la fin de cette relation, si nécessaire pour des raisons juridiques, réglementaires ou commerciales.

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4. Comment collectons-nous vos renseignements personnels ?

a) Aperçu

De manière générale, nous collectons les renseignements personnels directement auprès de vous ou de la personne concernée chaque fois que cela est raisonnablement possible, avec votre consentement ou le leur. Parfois, nous recueillons des renseignements personnels vous concernant auprès de diverses autres sources indépendantes, notamment des sources accessibles au public (y compris les médias sociaux), des agences de recrutement, des sous-traitants, des prestataires de services et des partenaires commerciaux. Lorsque les renseignements ne sont pas obtenus directement auprès de la personne concernée, nous obtenons les renseignements personnels conformément aux exigences légales.

Les circonstances dans lesquelles nous pouvons collecter vos renseignements personnels sont notamment les suivantes :

lorsque vous rencontrez notre personnel et/ou nos dirigeants en personne ;
lorsque vous assistez à nos présentations, conférences ou événements ou à ceux de tiers ;
lorsque vous utilisez nos sites Web ou le site Web d’un membre du Groupe IPH, notamment pour demander à recevoir un bulletin de nouvelles ou d’autres renseignements de notre part ;
lorsque vous nous fournissez ou proposez de nous fournir un service, ou lorsque vous communiquez avec nous par courriel, par téléphone ou par écrit ;
lorsque vous postulez un emploi ou un stage chez nous ou que vous acceptez une offre d’emploi ;
lorsque vous concluez un contrat avec nous ;
par le biais de registres d’actions ;
par le biais d’autres membres du Groupe IPH (lorsque cela est autorisé par la présente Politique) ;
lorsque vous avez consenti à ce que des tiers les partagent avec nous, y compris nos fournisseurs et prestataires de services, agences de recrutement et autres partenaires commerciaux ; et
à partir de sources accessibles au public, y compris les journaux et les plateformes de médias sociaux, telles que LinkedIn, Facebook et X (anciennement Twitter).

b) Communication de renseignements personnels de tiers

Si, à tout moment, vous nous fournissez des renseignements personnels ou d’autres informations concernant une personne autre que vous-même, vous nous garantissez que vous disposez du consentement de cette personne, y compris, le cas échéant, tout consentement nécessaire en vertu de la section 6 de la présente Politique, pour fournir ces renseignements aux fins spécifiées et pour que nous traitions ces renseignements conformément à la présente Politique.

c) Préserver l’anonymat

Pour nos activités en Australie, vous avez la possibilité de rester anonyme lorsque vous traitez avec nous en ce qui concerne une question particulière, ou de ne pas nous divulguer de renseignements personnels. Toutefois, cela peut signifier que nous ne serons pas en mesure de fournir nos services ou de vous répondre en raison de la nature de nos activités.

d) Informations sur les utilisateurs de nos sites Web et témoins

Nos fournisseurs de services Internet enregistrent certaines informations statistiques sur les utilisateurs de nos sites Web. Ces informations sont examinées par nous à des fins statistiques et ne sont pas divulguées à des tiers. Nous ne vous identifions pas, ni vos activités de navigation, sauf, dans le cas d’une enquête, lorsqu’un organisme d’application de la loi peut exercer un mandat ou un autre pouvoir similaire pour inspecter les journaux du serveur du fournisseur de services Internet.

Nous utilisons des témoins sur nos sites Web pour identifier les visiteurs récurrents et faciliter votre navigation sur notre site. Si vous refusez les témoins, vous pouvez toujours utiliser notre site, mais votre capacité à utiliser certaines fonctionnalités de notre site peut être limitée. Veuillez consulter notre Politique relative aux témoins pour plus d’informations.

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5. Comment utilisons-nous vos renseignements personnels ?

a) Généralités

Les principales fins pour lesquelles nous collectons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels sont d’administrer votre emploi, votre engagement ou vos services auprès d’IPH, ainsi que d’exercer nos fonctions corporatives et opérationnelles. Dans certaines circonstances, nous pouvons être amenés à collecter des renseignements personnels et sensibles afin de nous conformer à nos obligations légales, telles que les lois en matière de santé et de sécurité au travail, de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme, et les lois sur l’immigration. Nous pouvons indiquer une fin plus spécifique au moment où nous collectons vos renseignements. Si vous ne nous fournissez pas les renseignements que nous demandons, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous embaucher ou de retenir vos services.

Nos utilisations des renseignements personnels incluent, sans s’y limiter :

établir et vérifier votre identité ;
gérer nos systèmes de technologies de l’information, y compris le contrôle de l’accès et de l’utilisation des systèmes et appareils de l’entreprise ;
communiquer avec vous, y compris par courriel, courrier postal ou téléphone ;
gérer notre relation avec vous ;
vous fournir des mises à jour, des offres ou des propositions en rapport avec vos affaires et des produits et services susceptibles de vous intéresser ;
envoyer régulièrement des alertes d’information (et d’autres correspondances) concernant les développements dans le domaine de la PI et d’autres domaines susceptibles de vous intéresser ;
envoyer du matériel promotionnel et de marketing susceptible de vous intéresser ;
à des fins nécessaires ou accessoires à la fourniture de biens et de services ;
vous inviter à des événements et des activités ;
personnaliser et adapter vos expériences ;
gérer et améliorer nos produits et services ;
enquêter sur les plaintes
gérer votre relation avec nous.
dans le cas des employés et des sous-traitants :
- payer vos salaires, frais et droits des employés et sous-traitants ; et
- effectuer des vérifications d’antécédents judiciaires et confirmer votre statut d’immigration et votre droit de travailler ;

Nous pouvons également utiliser vos renseignements personnels à des fins requises ou autorisées par les lois ou les règlements applicables, telles que prévenir ou enquêter sur des allégations de crime ou de fraude, nous conformer à la législation fiscale, en matière de santé et de sécurité au travail ou de lutte contre la discrimination. Nous pouvons également utiliser vos renseignements personnels s’il est nécessaire de prévenir ou d’atténuer une menace grave pour la santé publique ou la sécurité publique, ou si l’utilisation des renseignements est nécessaire à l’application de la loi ou à la conduite de procédures devant un tribunal.

b) Consentement

En nous fournissant vos renseignements personnels, vous nous autorisez à divulguer vos renseignements personnels à d’autres membres du Groupe IPH et à des organisations qui exercent des fonctions (y compris des fonctions de marketing et de ressources humaines) en notre nom, ou qui nous aident à fournir nos services, tels que nos partenaires commerciaux, sous-traitants, agents ou prestataires de services.

Comme indiqué ci-dessus, vous avez le droit de refuser de nous fournir des renseignements personnels. Vous avez également le droit, sous réserve d’un préavis raisonnable et des restrictions légales ou contractuelles applicables, de retirer votre consentement concernant la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels que nous détenons. Votre refus de divulguer les renseignements personnels que nous vous avons demandés ou le retrait de votre consentement peut nous empêcher de vous fournir ou de continuer à vous fournir certains de nos services ou de poursuivre votre emploi ou votre engagement. Si vous souhaitez retirer votre consentement, veuillez contacter notre Responsable de la protection des renseignements personnels en utilisant les coordonnées fournies à la section 13 de la présente Politique.

Marketing

Nous pouvons également demander votre consentement pour des fins secondaires (que vous pouvez retirer à tout moment), telles que vous inviter à des événements, mener des études de marché ou alimenter nos bases de données. Nous pouvons également vous contacter pour vous informer des lois et des développements dans le domaine de la PI et d’autres produits, services, événements et ressources susceptibles de vous intéresser. Nous utilisons des pixels de suivi dans nos communications pour comprendre comment les destinataires interagissent avec notre contenu (par exemple, si les courriels sont ouverts ou si des liens sont cliqués). Cela nous aide à personnaliser et à améliorer nos communications futures.

Vous pouvez choisir de ne plus recevoir de correspondance et d’autres documents promotionnels de notre part en :

nous contactant en utilisant les coordonnées fournies à la section 13 de la présente Politique ; ou
utilisant la fonction « se désabonner » dans une communication que nous vous envoyons.

Si vous choisissez de ne plus recevoir de communications de notre part, nous prendrons les mesures nécessaires pour nous assurer que vous ne recevrez plus de telles informations de notre part à l’avenir. Les destinataires de nos alertes d’information et d’autres correspondances peuvent nous aviser à tout moment s’ils souhaitent cesser de recevoir des courriels et d’autres communications de notre part.

d) Outils d’intelligence artificielle (IA)

Nous n’utilisons aucun outil d’intelligence artificielle (IA) destiné au public, tel que des agents conversationnels (chatbots), pour collecter vos renseignements personnels ou interagir avec vous. Toutefois, nous pouvons de temps à autre utiliser vos renseignements personnels dans le cadre d’outils alimentés par l’IA à des fins commerciales légitimes, y compris pour soutenir nos processus et opérations internes. Nous ne prenons pas de décisions vous concernant fondées uniquement sur un traitement automatisé lorsque nous utilisons de tels outils. Tous les outils d’IA que nous utilisons font l’objet d’un examen rigoureux en matière de sécurité afin de garantir que vos renseignements personnels sont protégés selon les normes les plus élevées. Nous veillons à ce que toute utilisation d’outils d’IA soit conforme aux lois applicables en matière de protection des données et à nos politiques internes de sécurité de l’information. Nous nous conformons également à vos instructions concernant l’utilisation de vos renseignements personnels (le cas échéant), et utilisons les technologies d’IA avec prudence, soin et un engagement à protéger votre vie privée.

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6. Avec qui partageons-nous vos renseignements personnels ?

Les renseignements personnels sont divulgués et utilisés par nous aux fins identifiées à la section 5 ci-dessus.

a) Membres du Groupe IPH

Nous pouvons recevoir et divulguer des renseignements personnels provenant d’autres membres du Groupe IPH ou à destination de ceux-ci conformément à la présente Politique, y compris des entités situées dans les juridictions opérationnelles.

Toute divulgation de renseignements par nous au sein du Groupe IPH est assujettie au respect de toutes les exigences légales et des accords de traitement des données applicables entre nous et les autres membres du Groupe IPH.

b) Divulgation et utilisation de vos renseignements personnels à des tiers et par des tiers

Nous pouvons être tenus de divulguer vos renseignements personnels à certains tiers, qui peuvent inclure :

les tribunaux (tels que les tribunaux de l’Australie, de la Nouvelle-Zélande, du Canada et d’autres juridictions) ;
les organismes gouvernementaux, les forces de l’ordre et les organismes de réglementation ;
vos assureurs ;
nos conseillers financiers, fiscaux ou juridiques ;
les entités qui nous aident à fournir nos services, y compris les sous-traitants ou les prestataires de services ;
les entités qui aident ou effectuent des envois postaux en notre nom ;
les sociétés de recouvrement de créances ;
un acquéreur ou une entité successeur dans le cadre de la vente de notre entreprise, d’une filiale de notre entreprise, ou de la quasi-totalité de ses actifs ; et
les entités établies pour aider à identifier les activités illégales et prévenir la fraude.

Comme indiqué ci-dessus, nous pouvons divulguer vos renseignements personnels à des entités qui nous aident à fournir nos services, tels que nos sous-traitants, agents ou prestataires de services et, comme indiqué ailleurs dans la présente Politique, nos cabinets alliés. Ces tiers peuvent changer de temps à autre. Parmi les exemples, citons les fournisseurs de technologies et de services Internet, les fournisseurs de stockage de données, les fournisseurs de courrier numérique qui envoient des communications en notre nom et leurs partenaires de mise en œuvre. Nous pouvons également faire appel à des graphistes, des imprimeurs et des services postaux pour nous aider dans la conception, l’impression et la distribution de communications. Lorsqu’il est nécessaire de fournir des renseignements personnels à un tiers dans le cadre de la fourniture d’un service à notre intention, nous prendrons les mesures raisonnables en notre pouvoir pour empêcher l’utilisation non autorisée ou la divulgation non autorisée des renseignements personnels.

Vous acceptez que, sous réserve de toute obligation supplémentaire en vertu des lois applicables, les tiers qui reçoivent des renseignements personnels de notre part puissent utiliser et divulguer les renseignements personnels conformément à leurs politiques de confidentialité respectives et aux lois qui leur sont applicables.

Nous ne divulguons pas de renseignements personnels à des tiers à des fins de marketing direct par des tiers. De plus, nous ne vendrons, ne louerons ni n’échangerons jamais vos renseignements personnels en échange d’une contrepartie monétaire ou autre.

De temps à autre, nous pouvons fournir à des tiers des informations sous forme de représentations statistiques sur nos utilisateurs et notre effectif collectivement et à des fins d’analyse statistique. Lorsque nous fournissons de telles informations à des tiers à cette fin statistique limitée, nous ne fournirons pas d’informations de telle sorte que votre identité puisse être obtenue. Dans la mesure où ces informations ne constituent pas des renseignements personnels ou ne sont pas régies par la législation applicable en matière de protection de la vie privée dans la juridiction concernée, la présente Politique ne s’appliquera pas.

c) Autres divulgations autorisées

Nous pouvons également divulguer vos renseignements personnels dans les circonstances suivantes :

lorsque vous avez consenti à une telle divulgation ;
lorsque vous vous attendriez raisonnablement à ce que nous utilisions ou divulguions vos renseignements personnels d’une certaine manière ;
lorsque la divulgation est l’une des fins pour lesquelles les renseignements ont été obtenus ou est directement liée aux fins pour lesquelles les renseignements ont été obtenus ;
lorsque la source des renseignements est une publication accessible au public et que, dans les circonstances particulières, il ne serait pas inéquitable ou déraisonnable de divulguer les renseignements ;
lorsque nous y sommes autorisés ou tenus par un tribunal ou en vertu des lois ou règlements applicables (par exemple, une assignation à comparaître), ou lorsqu’un organisme gouvernemental en fait la demande ;
lorsque nous estimons qu’une entreprise ou une personne peut se livrer à des activités frauduleuses ou à d’autres pratiques trompeuses dont un organisme gouvernemental devrait être informé ;
aux personnes appropriées, lorsque votre communication suggère un préjudice possible pour vous-même ou pour autrui ; ou
lorsque la divulgation est raisonnablement nécessaire pour une activité liée à l’application de la loi.

d) Transfert transfrontalier de vos renseignements personnels

Nous pouvons transférer vos renseignements personnels à l’étranger pour diverses raisons, telles que :

l’administration d’arrangements d’emploi ou contractuels comportant un élément transfrontalier ;
le recours à d’autres membres du Groupe IPH ou à des prestataires de services tiers situés dans d’autres juridictions ; ou
des fins administratives et autres au sein du Groupe IPH pour faciliter la conduite de nos activités.

Les types d’entités étrangères auxquelles nous pouvons divulguer vos renseignements personnels incluent :

les membres du Groupe IPH situés dans les juridictions d’exploitation et toute autre juridiction dans laquelle nous pourrions opérer à l’avenir ;
nos associés, agents ou autres cabinets de services juridiques ou professionnels dans des pays étrangers ;
les organismes gouvernementaux et autres entités qui administrent la PI dans des juridictions étrangères ; et
nos prestataires de services situés à l’étranger, qui peuvent inclure des fournisseurs de technologies et de services Internet, des fournisseurs de stockage de données et des fournisseurs de courrier numérique qui envoient des communications en notre nom.

Vous acceptez et reconnaissez que les destinataires étrangers de vos renseignements personnels seront soumis aux lois en matière de protection des renseignements personnels de leur juridiction locale. Ces lois étrangères en matière de protection des renseignements personnels sont susceptibles d’être différentes de :

si nous sommes situés en Australie, la Privacy Act 1988 (Cth) et les principes australiens de protection de la vie privée (Australian Privacy Principles) ;
si nous sommes situés en Nouvelle-Zélande, la Privacy Act 2020 (NZ) et les principes de protection des renseignements personnels énoncés dans cette loi ;
si nous sommes situés au Canada, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, les principes de protection des renseignements personnels énoncés dans cette loi et la législation provinciale applicable en matière de protection des renseignements personnels ; ou
dans les autres juridictions dans lesquelles nous opérons, toute autre législation applicable en matière de protection des renseignements personnels,

de sorte que les destinataires étrangers peuvent ne pas être tenus de protéger vos renseignements personnels d’une manière offrant des garanties comparables à celles de votre propre juridiction, et vous pourriez ne pas être en mesure d’obtenir réparation dans la juridiction étrangère concernée en cas d’atteinte à votre vie privée. Toutefois, nous déploierons des efforts raisonnables pour nous assurer que vos renseignements personnels sont adéquatement protégés par des moyens techniques, organisationnels, contractuels ou autres moyens légaux appropriés si et lorsque vos renseignements personnels sont transférés à l’étranger.

Vous reconnaissez et acceptez ces transferts internationaux de données et de renseignements concernant les renseignements personnels de la nature décrite dans la présente section 6.

Pour nos entreprises australiennes, la clause 8.1 des Principes australiens de protection de la vie privée figurant à l’Annexe 1 de la loi sur la protection de la vie privée (Privacy Act 1988) (Cth) prévoit que si nous divulguons des renseignements personnels concernant une personne à un destinataire situé en dehors de l’Australie, nous devons prendre les mesures raisonnables dans les circonstances pour nous assurer que le destinataire étranger ne contrevient pas aux principes australiens de protection de la vie privée en ce qui concerne ces renseignements. Une exception à cette règle est le cas où nous obtenons votre consentement. Nous avons l’intention de nous appuyer sur cette exception de la manière suivante. À moins que vous ne nous en avisiez par écrit du contraire, vous serez réputé avoir consenti à la divulgation par nos activités australiennes de renseignements personnels à des destinataires étrangers sur la base que :

la clause 8.1 des principes australiens de protection de la vie privée ne s’appliquera pas à une telle divulgation ;
la personne dont les renseignements personnels sont divulgués ne sera pas en mesure d’obtenir réparation en vertu de la Privacy Act 1988 (Cth);
le destinataire étranger peut ne pas être soumis à des obligations en matière de protection de la vie privée ou à des principes similaires aux principes australiens de protection de la vie privée ;
la personne peut ne pas être en mesure d’obtenir réparation dans la juridiction étrangère ; et
le destinataire étranger est soumis à une loi étrangère qui pourrait l’obliger à divulguer des renseignements personnels à un tiers, tel qu’une autorité étrangère.

Pour nos activités en Nouvelle-Zélande, le principe de protection des renseignements personnels 12 contenu dans la section 22 de la Privacy Act 2020 (NZ) prévoit que nous pouvons divulguer des renseignements personnels concernant une personne à une personne ou une entité située en dehors de la Nouvelle-Zélande dans certains cas si la personne autorise la divulgation au destinataire étranger après avoir été expressément informée par nous que le destinataire étranger peut ne pas être tenu de protéger les renseignements d’une manière qui, dans l’ensemble, offre des garanties comparables à celles de la Privacy Act 2020 (NZ). Compte tenu des divulgations expresses dans la présente section 6(d) concernant les divulgations à l’étranger, à moins que vous ne nous en avisiez par écrit du contraire, le cas échéant, vous serez réputé avoir autorisé la divulgation par nos activités néo-zélandaises de renseignements personnels à des destinataires étrangers.

Des dispositions similaires peuvent exister en vertu de la législation en matière de protection des renseignements personnels dans d’autres juridictions dans lesquelles des membres du Groupe IPH sont situés. Si de telles dispositions sont applicables à un membre du Groupe IPH détenant vos renseignements personnels, vous reconnaissez et consentez à un tel transfert transfrontalier sur la base décrite ci-dessus (en substituant les références aux normes et recours disponibles en vertu de la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels dans la juridiction de l’entité concernée). Veuillez noter que les lois en matière de protection des renseignements personnels dans d’autres juridictions peuvent prévoir un niveau de protection différent en ce qui concerne les renseignements personnels par rapport à celui qui est applicable dans votre juridiction.

Si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur nos politiques et procédures relatives au transfert transfrontalier de vos renseignements personnels ou à notre recours à des prestataires de services dans d’autres juridictions, veuillez contacter notre Responsable de la protection des renseignements personnels en utilisant les coordonnées fournies à la section 13 de la présente Politique.

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7. Conservation de vos renseignements personnels

Les renseignements personnels sont conservés aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les fins énoncées dans la présente Politique et pour nous assurer que nous nous conformons à nos obligations légales, fiscales ou réglementaires. Passé ce délai, tout renseignement personnel détenu par nous sera détruit, supprimé ou rendu anonyme. De plus, et comme mentionné dans la section précédente, vos renseignements personnels peuvent être conservés dans votre propre juridiction ou à l’étranger. Nous disposerons de mesures de sécurité raisonnables appropriées à la sensibilité des renseignements personnels, ainsi que des accords contractuels pertinents, pour protéger vos renseignements personnels. Si vous souhaitez en savoir plus sur la durée de conservation de vos renseignements personnels, veuillez contacter notre Responsable de la protection des renseignements personnels en utilisant les coordonnées fournies à la section 13 de la présente Politique.

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8. Protection de vos renseignements personnels

a) Sécurité

Nous mettons tout en œuvre pour assurer la sécurité des renseignements personnels et prenons des mesures raisonnables pour les protéger contre toute utilisation abusive, perte, interférence, accès non autorisé, modification ou divulgation. Des mesures de protection physiques, techniques et/ou administratives appropriées ont été mises en place et sont maintenues pour prévenir :

la destruction accidentelle ou illégale ;
la perte accidentelle ;
la divulgation, l’accès ou la modification non autorisés ; et
tout traitement illégal.

En matière de sécurité des systèmes, voici quelques-unes des mesures que nous prenons pour protéger vos renseignements personnels :

nous stockons les renseignements personnels dans divers formats, y compris dans des bases de données, dans des dossiers papier et sur des appareils personnels, y compris des ordinateurs portables ;
nous conservons les renseignements personnels dans des dossiers papier et électroniques sécurisés ;
nous utilisons des pare-feu, des programmes de protection logicielle standards, des protections d’accès par mot de passe et des serveurs sécurisés ;
Les renseignements personnels contenus dans des dossiers qui ont été fermés et archivés peuvent être stockés dans nos installations de stockage hors site. Nous prenons des mesures raisonnables pour nous assurer que tout tiers qui gère des dossiers conservés dans des installations hors site (y compris des installations de stockage de données en ligne) agit conformément à la présente Politique ;
nous révisons régulièrement nos dispositions de sécurité pour nous assurer que nous prenons les mesures raisonnables et techniquement réalisables disponibles à ce moment pour protéger vos renseignements personnels ; et

nous prenons des mesures raisonnables pour détruire, effacer ou rendre anonyme de façon permanente les renseignements personnels dès que possible s’ils ne sont plus requis par nous (y compris à des fins de tenue de dossiers ou à des fins juridiques) conformément à la Politique de conservation et de destruction des renseignements personnels du Groupe IPH.

De plus, l’accès aux renseignements personnels que nous détenons est limité aux employés et sous-traitants qui ont un besoin légitime d’y accéder dans l’exercice de leurs fonctions. Nous offrons régulièrement une formation en matière de protection de la vie privée à nos employés et sous-traitants pour nous assurer qu’ils comprennent leurs obligations en ce qui concerne le traitement des renseignements personnels. Les prestataires de services tiers qui ont accès aux renseignements personnels dans le cadre de la fourniture de services à notre intention sont tenus de conclure des accords de confidentialité et de mettre en œuvre des mesures de sécurité que nous jugeons appropriées compte tenu de la sensibilité des renseignements.

Comme vous le comprendrez, étant donné qu’aucun système n’est sécurisé ou exempt d’erreurs à 100 %, nous ne pouvons garantir que vos renseignements personnels sont totalement protégés, par exemple, contre les pirates informatiques, les interférences ou le détournement. Vous reconnaissez que la sécurité des transactions en ligne et la sécurité des communications envoyées par voie électronique ou par courrier postal ne peuvent être garanties. Vous nous fournissez des renseignements par Internet ou par courrier postal à vos propres risques. Nous ne pouvons accepter la responsabilité de l’utilisation abusive, de la perte ou de l’accès non autorisé à vos renseignements personnels lorsque la sécurité des renseignements n’est pas sous notre contrôle.

Si vous soupçonnez une utilisation abusive, une perte ou un accès non autorisé à vos renseignements personnels, veuillez nous contacter immédiatement en utilisant les coordonnées fournies à la section 13 de la présente Politique.

En cas d’incident de confidentialité impliquant une perte, un accès non autorisé ou une utilisation abusive de vos renseignements personnels, nous signalerons cet incident à vous et à toute autorité compétente, conformément à la loi.

b) Sites Web de tiers

Notre site Web peut contenir des liens vers d’autres sites Web. Vous reconnaissez que nous ne sommes pas responsables des pratiques en matière de protection de la vie privée ou de sécurité de tout tiers (y compris les tiers auxquels nous sommes autorisés à divulguer vos renseignements personnels conformément à la présente Politique ou à toute loi applicable). La collecte et l’utilisation de vos renseignements par ces tiers peuvent être soumises à des politiques de confidentialité et de sécurité distinctes.

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9. Accès, mise à jour et rectification de vos renseignements personnels

Nous déployons des efforts raisonnables pour nous assurer que les renseignements personnels que nous collectons, utilisons et/ou divulguons sont exacts, complets et à jour.

Nous vous demandons de garder les renseignements que nous détenons à votre sujet aussi à jour que possible en nous avisant de tout changement ou de toute inexactitude dans vos renseignements personnels de la manière décrite ci-dessous.

a) Soumettre une demande

Vous pouvez nous demander l’accès à vos renseignements personnels ou demander que vos renseignements personnels soient mis à jour et/ou corrigés. Vous pouvez également demander que nous détruisions ou effacions vos renseignements personnels, ou vous pouvez nous contacter si vous avez des questions ou des plaintes au sujet de, ou si vous souhaitez restreindre ou vous opposer à, la façon dont nous collectons, utilisons, divulguons, gérons ou stockons vos renseignements personnels. Si vous êtes dans la province de Québec, Canada, vous disposez de droits supplémentaires, à savoir le droit d’être informé d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé (le cas échéant), le droit de restreindre et de vous opposer à l’utilisation et au traitement de vos renseignements personnels par nous, et le droit à la portabilité des données en recevant une copie de tous les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

Pour exercer l’un de ces droits (dans la mesure où ils sont disponibles), veuillez soumettre votre demande en nous contactant en utilisant les coordonnées fournies à la section 13 de la présente Politique.

Nous répondrons à votre demande, lorsque la loi l’exige, dans un délai d’un (1) mois civil à compter de la date de réception de votre demande. Nous vous informerons si ce délai n’est pas réalisable et prolongerons ce délai comme le permet la loi applicable.

Nous pouvons facturer des frais pour couvrir les coûts liés au traitement de votre demande si celle-ci est non fondée ou excessive.

Sauf si nous sommes tenus ou autorisés par la loi à refuser de le faire, nous vous fournirons, sur demande, les détails des renseignements personnels que nous avons collectés à votre sujet ou mettrons à jour, corrigerons et modifierons vos renseignements personnels conformément à votre demande. Lorsque nous sommes également tenus par la loi applicable de fournir des informations supplémentaires sur l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels, nous le ferons sur votre demande.

b) Exceptions

Si nous n’acceptons pas de vous donner accès à vos renseignements personnels, de les modifier ou de les effacer conformément à votre demande, ou de satisfaire autrement vos demandes, nous vous en aviserons en conséquence. Le cas échéant, nous vous fournirons le(s) motif(s) de notre décision et les mécanismes disponibles pour déposer une plainte concernant le refus. Si le refus concerne une demande de modification de vos renseignements personnels, vous pouvez faire une déclaration au sujet de la modification demandée et nous l’annexerons à votre dossier.

Dans certaines circonstances, et sous réserve toujours d’obligations légales contraires, nous pouvons ne pas être en mesure de vous accorder l’accès à vos renseignements personnels ou de satisfaire autrement vos demandes concernant vos renseignements personnels en raison des lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.

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10. Programme de gestion des renseignements personnels

Afin de protéger vos renseignements personnels, nous avons mis en place des politiques, pratiques et procédures relatives à la gestion des renseignements personnels que nous détenons. Ces politiques et procédures internes régissent la collecte, l’utilisation, la divulgation, la conservation et la destruction des renseignements personnels, ainsi que le traitement des plaintes, la sécurité de l’information et la gouvernance des données. Ces politiques et pratiques fournissent également le cadre pour la mise en œuvre d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, ainsi que pour la prévention et la réponse aux incidents de confidentialité potentiels.

11. Responsable de la protection des renseignements personnels

La haute direction d’IPH a délégué la gestion interne et la surveillance de notre programme de protection de la vie privée au Responsable de la protection des renseignements personnels. Le Responsable de la protection des renseignements personnels est chargé d’approuver et de mettre en œuvre les politiques et procédures en matière de protection de la vie privée, de veiller à ce qu’elles fonctionnent correctement et de rendre compte à la haute direction d’IPH de l’efficacité du programme. Il incombe également au Responsable de la protection des renseignements personnels de vous fournir le soutien nécessaire en cas de question, de plainte ou de demande relative à la protection des renseignements personnels.

12. Comment déposer une plainte en matière de protection de la vie privée ?

Si vous avez un problème ou une plainte, veuillez nous en informer. Nous répondrons à une plainte dès que possible et dans un délai de 10 jours ouvrables pour vous informer de la personne responsable de la gestion de votre plainte. Nous nous efforcerons également de résoudre la plainte dans un délai de 10 jours ouvrables. Si cela n’est pas possible, nous vous contacterons dans ce délai pour vous informer du temps nécessaire à la résolution de la plainte. Si vous estimez que nous n’avons pas traité votre plainte de manière adéquate, vous pouvez déposer une plainte auprès de

si nous sommes situés en Australie, le Commissaire australien à l’information (Australian Information Commissioner) (https://www.oaic.gov.au);
si nous sommes situés en Nouvelle-Zélande, le Commissaire néo-zélandais à la vie privée (New Zealand Privacy Commissioner) (https://www.privacy.org.nz/) ; ou
si nous sommes situés au Canada, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (https://www.priv.gc.ca/) ou de vous adresser à votre autorité locale en matière de protection de la vie privée.

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13. Coordonnées

Si vous souhaitez mettre à jour ou corriger vos renseignements personnels, demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, ou si vous avez des questions ou des plaintes au sujet de la façon dont nous collectons, utilisons, divulguons, gérons ou stockons vos renseignements personnels, vous pouvez nous contacter à :

Société : IPH Limited ABN 49 169 015 838

Personne de contact : Responsable de la protection des renseignements personnels

Adresse postale : Level 22 Tower 2, Darling Park, 201 Sussex Street, Sydney NSW 2000 Australia

Téléphone : +61 2 9393 0301

Télécopieur : +61 2 9261 5486

Courriel : [email protected]

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La présente Politique de confidentialité a été mise à jour pour la dernière fois le 16 septembre 2026.

Annexe 1 – Règlement général sur la protection des données de l’Union européenne (le « RGPD »)

1. Application

La présente annexe ne s’applique qu’à la collecte et au traitement des « données à caractère personnel de l’UE ».

Par « données à caractère personnel de l’UE », on entend tout renseignement personnel d’une personne située dans l’Union européenne (« UE ») (qu’elle soit citoyenne d’un pays de l’UE ou non).

La présente section s’applique à vous et au traitement de vos données à caractère personnel de l’UE si vous êtes situé dans un pays de l’UE. Cette section ne s’applique pas à vos renseignements personnels si vous êtes situé en dehors de l’UE, même si vous êtes citoyen d’un pays de l’UE. Aux fins de la présente annexe, le terme « traitement » a le sens qui lui est donné dans le RGPD et peut inclure toute opération ou série d’opérations effectuées sur des données à caractère personnel de l’UE, y compris la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction. Les données à caractère personnel de l’UE que nous collectons peuvent provenir directement de vous, d’un tiers (par exemple, nos partenaires européens) ou découler de votre utilisation de nos services.

Nous traitons les données à caractère personnel de l’UE conformément à la présente annexe et à notre Politique. En cas d’incohérence entre d’autres sections de notre Politique et la présente annexe en ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel de l’UE, la présente annexe prévaut.

2. Principes du RGPD

Toutes les données à caractère personnel de l’UE seront :

traitées de manière légale, transparente et équitable ;
collectées uniquement aux fins identifiées dans la présente Politique ou à toute autre fin spécifiée convenue et non traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces fins ;
collectées de manière adéquate et pertinente et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles les données à caractère personnel de l’UE sont traitées ;
maintenues à jour conformément à la section 9 de la présente Politique ;
conservées sous une forme qui nous permet de vous identifier, mais uniquement pendant la période nécessaire aux fins pertinentes identifiées dans la présente Politique ;
conservées et traitées en toute sécurité afin de protéger les données à caractère personnel de l’UE contre tout accès illégal ou non autorisé et contre toute perte, tout dommage ou toute divulgation accidentels, conformément à la section 8 de la présente Politique.

3. Bases légales du traitement

Nous ne collecterons et ne traiterons les données à caractère personnel de l’UE que si nous disposons de bases légales. Il peut s’agir des cas suivants :

vous avez donné votre consentement ;
le traitement des données à caractère personnel de l’UE est nécessaire à l’exécution d’un contrat avec vous (tel que votre emploi ou autre engagement) ; ou
le traitement des données à caractère personnel de l’UE est nécessaire aux fins des « intérêts légitimes » du membre concerné du Groupe IPH, à condition que ce traitement ne l’emporte pas sur vos droits ou libertés. Certains « intérêts légitimes » sont énumérés aux sections 5 et 6 de la présente Politique.

Lorsque nous nous appuyons sur votre consentement pour traiter des données à caractère personnel, vous avez le droit de retirer, de limiter ou de refuser votre consentement à tout moment et, lorsque nous nous appuyons sur des intérêts légitimes, vous avez le droit de vous y opposer. Si vous avez des questions sur les bases légales en vertu desquelles nous collectons et traitons les données à caractère personnel de l’UE, veuillez vous référer à la section 9 de la présente Politique.

Nous n’utilisons pas la prise de décision par traitement automatisé, telle que le profilage, pour prendre une décision susceptible de produire un effet juridique concernant une personne concernée par un traitement de ses données à caractère personnel de l’UE.

4. Droits des personnes concernées par un traitement de leurs données à caractère personnel de l’UE

Outre les autres droits dont vous pouvez disposer en vertu de la présente Politique, vous pouvez exercer les droits de protection des données énoncés ci-dessous en ce qui concerne vos données à caractère personnel de l’UE :

Accès et droit à la portabilité : vous pouvez demander une copie de vos données à caractère personnel de l’UE (et de toute autre information relative à vos données à caractère personnel de l’UE autorisée en vertu de l’article 15 du RGPD) que nous détenons, conformément à la section 9 de la présente Politique. En outre, vous pouvez demander à recevoir ces données à caractère personnel de l’UE dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine (y compris à des fins de transfert à une autre partie).

Limitations et refus : vous pouvez nous demander de limiter l’utilisation de vos données à caractère personnel de l’UE ou leur traitement en nous demandant de ne plus utiliser vos données à caractère personnel de l’UE ou de limiter la manière dont nous utilisons vos données, notamment lorsque vous estimez que la détention de vos données à caractère personnel de l’UE n’est pas légale ou dans les cas où vos données à caractère personnel de l’UE ont été fournies à des fins de marketing direct et que vous ne souhaitez plus que nous vous contactions.

5. Nos responsabilités en tant que « responsable du traitement des données » et « sous-traitant »

Nous pouvons agir en tant que « responsable du traitement des données », en tant que « sous-traitant » ou, dans certains cas, à la fois en tant que responsable du traitement des données et sous-traitant simultanément en ce qui concerne les données à caractère personnel de l’UE. Nous serons responsables du traitement des données lorsque nous déterminerons les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel de l’UE seuls ou conjointement avec d’autres. Dans la mesure où nous sommes responsables du traitement des données en ce qui concerne les données à caractère personnel de l’UE, nous :

expliquons dans la présente Politique comment nous collectons les renseignements personnels (y compris les données à caractère personnel de l’UE), comment ils sont conservés, à qui ces renseignements personnels sont divulgués et comment les données à caractère personnel de l’UE sont traitées d’une autre manière ;
ne désignons des sous-traitants que dans le cadre d’accords prévoyant que le sous-traitant se conformera au RGPD ;
tenons un registre des activités de traitement qui sont sous notre responsabilité (lorsque cela est requis par le RGPD) ;
coopérons avec les autorités compétentes chargées de faire appliquer le RGPD ;
mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel de l’UE et signaler toute violation de données aux autorités et aux personnes concernées, comme l’exige le RGPD, conformément à la section 8 de la présente Politique.

Si un tiers (tel qu’un cabinet d’IPH) nous divulgue des données à caractère personnel de l’UE à une fin spécifique, en vertu d’un accord distinct, nous agirons en tant que sous-traitant dans le traitement des données à caractère personnel de l’UE à cette fin. Lorsque nous agissons en tant que sous-traitant, nous :

n’agissons que sur les instructions documentées du responsable du traitement ;
imposons des obligations de confidentialité à tout le personnel qui traite les données à caractère personnel de l’UE ;
ne désignons pas de sous-traitants secondaires sans le consentement écrit préalable du responsable du traitement ;
sur instruction du responsable du traitement, restituons ou détruisons les données à caractère personnel de l’UE conformément à la section 8 (mais sous réserve de la section 9) de la présente Politique ;
le cas échéant, aidons le responsable du traitement à se conformer aux droits des personnes concernées par les données à caractère personnel de l’UE ;
tenons et maintenons des registres précis des activités de traitement (lorsque cela est requis par le RGPD) ; et
mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel de l’UE et signaler toute violation de données au responsable du traitement sans retard injustifié.

6. Divulgation à des tiers

Si nous sommes tenus de divulguer vos données à caractère personnel de l’UE à des tiers, y compris des sous-traitants ou des sous-traitants secondaires, nous informerons le tiers qu’il a l’obligation de traiter toutes les données à caractère personnel de l’UE conformément au RGPD. Dans le cas où nous sommes responsables d’un transfert de données à caractère personnel de l’UE en dehors de l’UE, ce transfert sera effectué pour l’exécution nécessaire et légale de nos fonctions corporatives et opérationnelles.

7. Consentement explicite au transfert

Conformément à la section 6 de la présente Politique, en nous fournissant vos données à caractère personnel de l’UE, vous consentez au transfert de vos données à caractère personnel de l’UE à des tiers en dehors de l’UE. Vous reconnaissez également que nous ne sommes pas tenus de veiller à ce que ces tiers respectent leurs obligations au titre du RGPD. Si vous avez des questions, des commentaires ou des réclamations concernant notre traitement de vos données à caractère personnel de l’UE ou si vous souhaitez nous contacter au sujet de vos données à caractère personnel de l’UE, veuillez utiliser les coordonnées indiquées à la section 13 de la présente Politique. Vos demandes seront traitées conformément à la section 9 de la présente Politique.

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